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基層小單位檔案數(shù)字化管理之淺析

發(fā)布時(shí)間:2019-04-05 閱讀量:131

目前,隨著檔案管理數(shù)字化、信息化的快速發(fā)展,我國檔案數(shù)字化管理取得階段性成果。但基層小單位由于人員少、規(guī)模小、工作要求又高,如何全面推進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化,從而便捷、高效、快速地為大家提供滿意的檔案服務(wù),是基層單位面臨的一個(gè)嚴(yán)峻問題。

一、 基層單位新時(shí)期檔案管理工作面臨的困難和挑戰(zhàn)

新時(shí)期的檔案管理是一種數(shù)字化、信息化管理,區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料管理。在這種新形勢(shì)、新要求下,基層小單位往往面臨更多的瓶頸和困難。

一是體量小,人員短缺。以本單位為例,本院是檢察院派出機(jī)構(gòu),工作職責(zé)上和縣區(qū)院相同,但由于本院只轄四個(gè)街道,體量上相對(duì)較少,在編干警總?cè)藬?shù)不足30人,檢察業(yè)務(wù)工作紛繁復(fù)雜,每個(gè)人都承擔(dān)好幾項(xiàng)工作,對(duì)應(yīng)很多部門,很難設(shè)立專門的檔案部門和派人專門從事檔案管理員崗位。

二是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。單位小必然各方面體量較小,檔案材料也隨之較少,在老機(jī)制能夠運(yùn)轉(zhuǎn)的情況下,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)業(yè)務(wù)工作較重視,對(duì)綜合行政工作相對(duì)缺乏重視。此外領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的數(shù)字化了解和熟悉程度往往不夠,某種程度上制約了數(shù)字化、信息化檔案工作的發(fā)展。

三是檔案管理人員的能力素質(zhì)與適應(yīng)新?lián)?dāng)還有差距。小單位由于沒有專職管理員,平時(shí)又疏于專業(yè)的、系統(tǒng)的培訓(xùn),業(yè)務(wù)素質(zhì)、管理能力相對(duì)不高,隨著高檢院、省院各項(xiàng)檔案管理的要求與標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái),文件的落實(shí)效率相對(duì)不高,完全吃透文件精神需要一段時(shí)間的實(shí)踐操作,尤其是對(duì)新時(shí)期數(shù)字化、信息化檔案管理更是知之甚少,往往很難挑起重任。

二、 小單位檔案數(shù)字化管理的作用和好處

數(shù)字化檔案管理,雖然在安全保密、內(nèi)存容量等方面還有待提高,但總的來說,還是利遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊。

一是傳統(tǒng)的檔案管理模式下,檔案管理員對(duì)部門工作無法判斷,對(duì)業(yè)務(wù)工作各項(xiàng)歸檔的材料無法全面把握,也不能確定材料是否完整,使案卷質(zhì)量下降。依托檢察系統(tǒng)的統(tǒng)一業(yè)務(wù)大平臺(tái)和江蘇檢察檔案系統(tǒng)后,可以將業(yè)務(wù)工作和收發(fā)文等工作和檔案系統(tǒng)相銜接,統(tǒng)一運(yùn)行文件和管理保存,從根本上解決檔案卷無法及時(shí)收齊的問題。

二是檔案數(shù)字化管理不受時(shí)間和空間的限制,改變了傳統(tǒng)管理模式,使檔案資料在管理和利用上都不僅限于上班時(shí)間。在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后,只需要在互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中就可以實(shí)現(xiàn)借閱、管理,并完成檔案編研相關(guān)工作,不但節(jié)省了大量的時(shí)間,還降低了檔案管理員的工作難度。

三是小單位的電子檔案、文件被整理出來后,通過有序的編碼將資料存在硬盤數(shù)據(jù)庫中,并較容易進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份。這種方式使得電子檔案可以存貯于不同的載體中,可以機(jī)型移動(dòng)硬盤、數(shù)據(jù)光盤的備份,易于保存。同時(shí)只需要把檔案、文件進(jìn)行加密處理,就可以對(duì)一些文檔提升保密等級(jí),提高文件的準(zhǔn)確性.使用者只需要獲得允許,就可以查找所需的資料,有效提高了檔案管理部門的工作效率。

三、 小單位檔案管理員應(yīng)注意的問題和事項(xiàng)

一是要不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平。小單位檔案管理員,無論是專業(yè)的還是兼職的,都要解放思想,更新觀念,適應(yīng)檔案數(shù)字化工作的新要求,實(shí)現(xiàn)由依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)文件向數(shù)字應(yīng)用的轉(zhuǎn)變。要全面學(xué)習(xí)上級(jí)機(jī)關(guān)和檔案部門對(duì)于數(shù)字化檔案管理的新要求,并不斷落實(shí)到工作中,強(qiáng)化數(shù)字化應(yīng)用,確保數(shù)字文件的可讀性和紙質(zhì)文件的原始性。

二是要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案的統(tǒng)一集中管理。有別于紙質(zhì)檔案的普通編號(hào)管理,數(shù)字檔案的編號(hào)相對(duì)復(fù)雜,其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往不一致,同一數(shù)字文件中的正文、附件等可以不在載體上連續(xù)存放,甚至往往依托不同的載體才能正常顯示輸出,在數(shù)字文件的傳輸轉(zhuǎn)換等信息處理過程中,需要明確統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)管理,保持?jǐn)?shù)字檔案結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定,也使其在管理方式和方法上與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理要有所不同,也是檔案管理員要特別注意的地方。

三是要確保檔案資料的安全。管理員要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行全面保護(hù):一是要選用權(quán)威機(jī)構(gòu)的存儲(chǔ)設(shè)備和加密設(shè)備,保證數(shù)字文件存儲(chǔ)的可靠性和穩(wěn)定性,并定期做好數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)和備份工作;二是要熟練運(yùn)用檔案系統(tǒng),對(duì)檔案系統(tǒng)的各項(xiàng)使用要全面審批,并做好定期記錄和整理,防止檔案內(nèi)容泄露;三是要強(qiáng)化電腦防病毒的能力,聯(lián)合技術(shù)部門做好網(wǎng)絡(luò)安全工作,保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的健康運(yùn)行。

檔案的數(shù)字化管理,是為了更方便利用檔案資源,推動(dòng)工作創(chuàng)新,服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策。結(jié)合利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段,并依托案件管理機(jī)制改革和全國統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的使用,才能更好挖掘潛能、利用好檔案資源,也更方便為檔案借閱者提供更加高效、快捷、便利的服務(wù)。

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